Система учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени (УРВ) — это комплексное решение, которое помогает оптимизировать процессы и контролировать учет рабочего времени сотрудников (отметки/обеды/прогулы/переработки) в компаниях различного масштаба. Цель внедрения таких решений - повысить эффективность бизнес-процессов и автоматизировать дисциплину сотрудников компаний.

Основные задачи УРВ включают в себя: контроль за соблюдением трудового регламента, фиксацию отработанных часов и оптимизацию графика работы сотрудников. Данное решение востребовано в таких отраслях как:

• HoReCa. Здесь УРВ помогает оперативно корректировать графики работы сотрудников, избегая простоев и потери рабочих часов. При необходимости можно временно направить одного из сотрудников в другое подразделение, чтобы восполнить дефицит работников.
• Промышленность.
• Строительство.
• Банки.
• Ритейлы, где УРВ решает вопросы махинаций и подлогов со стороны работников, а также позволяет выявить «мертвые души» — сотрудников, числящихся в штате, но которые фактически в ней не работают.
• На производствах, например, ведут учет рабочего времени, чтобы, в том числе, в автоматическом режиме следить за сотрудниками, которые могли прийти на работу в состоянии алкогольного опьянения. Данный факт фиксируется, уведомление направляется руководителю и в службу безопасности, а сотрудников до производства не допускают.
• Государственный сектор и т.д.

Внедрение учета рабочего времени на предприятиях способствует сокращению административных издержек, улучшает эффективность труда, а также соответствует требованиям трудового законодательства в части статьи 91 ТК РФ о ведении учета рабочего времени.

Для полноценной реализации системы учета рабочего времени сотрудников на объекте можно использовать идентификацию сотрудников по биометрическим данным, либо с помощью классической карточной системы. К биометрическим данным относятся отпечатки пальцев, лицо, рисунок вен ладоней. Они обеспечивают максимальную защиту от несанкционированного доступа, поскольку главным преимуществом использования биометрических шаблонов является то, что они у каждого человека уникальные. Биометрию невозможно забыть дома или передать коллеге, поэтому случаи подлога минимизированы или исключены полностью.

Классическая карточная система также может использоваться на предприятии для решения задач учета рабочего времени. Для этой цели идентификаторами выступают RFID-карты, брелоки и смартфон (с помощью технологий NFC и BLE).RFID-карты и брелоки считаются самыми бюджетными вариантами, но нужно учитывать риски, связанные с передачей карт коллегам, а также их утерю. Это может накладывать дополнительные расходы на восстановление ключей доступа как на отдельного сотрудника, так и на организацию в целом.

Для хранения всех событий (вход/выход сотрудников, отчеты, мониторинг и т.д.) в единой системе, необходимо программное обеспечение (ПО). Современные ПО обладают широкими возможностями настройки и добавления функционала при ведении учета рабочего времени. Давайте рассмотрим ключевые возможности программного комплекса.

Учет рабочего времени – это не только контроль за опозданиями сотрудников, а многофункциональный инструмент, который решает ряд важных задач в бизнесе. Ключевые возможности:

1. Интеграция с 1С – централизованное хранилище данных о сотрудниках, автоматический перенос кадровых данных, формирование табеля Т-13 на основе посещений. Такая интеграция минимизирует ручной ввод информации и снижает риск ошибок, сокращая затраты на расчет зарплаты. Также оптимизирует процессы HR-отдела.
2. Гибкое планирование графиков – настройка индивидуальных графиков сотрудников с учетом специфики компании. Кроме того, этот функционал способствует снижению текучки кадров и увеличению лояльности сотрудников, что положительно влияет на общие результаты компании.
3. Мониторинг – контроль работы СКУД и управление открытием/закрытием замков в режиме реального времени. Помимо этого, можно смотреть информацию о событиях идентификаций сотрудников, тревожных событий (ЧС). Это позволит быстро реагировать на любые происшествия и обеспечивать безопасность на предприятии.
4. Отчетность – сбор статистики доступа к объектам, проходам/передвижениям сотрудников, автоматическое создание отчетов по отработанному времени с выгрузкой в 1С, создание табелей учета рабочего времени с различной степенью детализации.
5. Поддержка API – интеграция с CRM, ERP и другими корпоративными системами автоматизирует передачу данных для сквозного учета, анализа эффективности сотрудников и точного расчета трудозатрат. Это позволяет синхронизировать рабочее время с задачами в CRM, проектами в ERP и другими системами, исключая ручной ввод данных и улучшая управление ресурсами.
6. Использование мобильного приложения – контроль посещаемости через мобильное приложение (отметки, перерывы, прогулы). Универсальное приложение, которым можно пользоваться не только сотрудникам, но и руководителям. Сотрудники ставят мобильную отметку о входе/выходе на виртуальных проходных для учета рабочего времени. Руководители просматривают информацию о рабочем времени сотрудников, формируют отчет по рабочему времени.
7. Автоматические оповещения – удобная рассылка отчетов по email или Telegram.

Компания BIOSMART разработала комплексное решение, позволяющее полностью автоматизировать процессы учета рабочего времени и управления доступом. Наше решение включается в себя биометрические устройства идентификации, считыватели RFID-карт и мощное программное обеспечение Biosmart-Studio v6, обеспечив предприятиям всех масштабов эффективный инструмент для оптимизации УРВ и повышения производительности работы сотрудников.

Биометрические устройства BIOSMART обеспечивают максимально точный учет рабочего времени за счет идентификации по уникальным биометрическим шаблонам, исключая различные махинации и «мертвые души», а также возможность передачи доступа. RFID-системы, брелоки, смартфоны с технологиями NFC и BLE – экономичное, гибкое и простое решение для внедрения системы контроля доступа. Оба решения интегрируются, автоматизируют процессы учета рабочего времени, повышают дисциплину персонала.

Основу решения составляет программный комплекс Biosmart-Studio v6 – многофункциональная платформа с возможностью интеграции с 1С и другими корпоративными системами.

Для малого и среднего бизнеса у нас есть специальное решение BioScan – экономичный программный модуль, который устанавливается на стандартный ПК и обеспечивает все необходимые функции УРВ.

Наши решения уже успешно внедрены более, чем в 500 компаниях различных отраслей, демонстрируя стабильную работу. BIOSMART предлагает не просто оборудование и программное обеспечение, а единую систему учета рабочего времени сотрудников.

Ярким примером эффективного ведения учета рабочего времени и внедрения комплексного решения BIOSMART является крупный ритейл, где биометрические терминалы по венам ладони и отпечаткам пальцев помогли выявить махинации и подлог со стороны работников, а также проконтролировать аутстафферов.